Op haar laatste werkdag levert een medewerker haar laptop en toegangstag in bij de receptie. Dat voelt als afgerond, maar haar account en haar tag kunnen nog gewoon werken. Inleveren doet de medewerker. Intrekken doet jouw organisatie, en dat moet iemand opdragen, uitvoeren en controleren.
In dit artikel lees je hoe je de vertrekprocedure inricht als één proces dat bij HR begint. Je ziet het verschil tussen een gepland vertrek en een vertrek waarbij je direct moet handelen. Je krijgt een checklist met per stap de verantwoordelijke rol en het bewijs dat de stap klaar is. Hoe fysieke en digitale toegang op een locatie samenkomen, lees je bij veilige en verbonden locaties.
Inleveren is nog geen intrekken
Een ingeleverde laptop zegt niets over het account waarmee iemand inlogde. Dat account geeft ook vanaf een privételefoon toegang tot mail en bestanden. Met de tag is het net zo: het plastic ligt in een la, maar de rechten staan nog in het toegangssysteem.
Het NCSC is daar in zijn basisprincipe over toegangsbeheer kort over: pas toegangsrechten aan als iemand een andere rol krijgt of vertrekt, en verwijder accounts die niemand meer gebruikt. Bij een plotseling, onvrijwillig vertrek van een systeembeheerder noemt het NCSC dat extra belangrijk.
De procedure begint bij HR
HR weet als eerste dat iemand vertrekt en wanneer. Maak dat moment de trigger: zodra de vertrekdatum vaststaat, stuurt HR een vertrekbericht naar IT, facilitair en de leidinggevende. Daarin staan de naam, de functie, de laatste werkdag en of het vertrek gepland is of direct ingaat.
Daarna volgt steeds dezelfde reeks: opdracht, uitvoering, controle en bewijs. Drie rollen houden die reeks gaande:
- Opdrachtgever. Meestal HR of de leidinggevende. Geeft de opdracht en bepaalt de datum.
- Uitvoerder. IT voor accounts en apparaten, facilitair voor passen en sleutels, en de applicatie-eigenaar voor systemen buiten centraal beheer.
- Controleur. Iemand die zelf niets heeft uitgevoerd en het bewijs van elke stap bekijkt.
In een kleine organisatie kan de directeur de controleur zijn. Zorg alleen dat niemand zijn eigen werk goedkeurt.
Gepland of direct vertrek
Bij een gepland vertrek heb je tijd. Je spreekt af wat de medewerker overdraagt en aan wie. De rechten trek je in aan het eind van de laatste werkdag.
Bij een direct vertrek, zoals een ontslag op staande voet of een conflict, draai je de volgorde om. Je trekt eerst de toegang in en regelt daarna de overdracht. Had de vertrekkende beheerrechten, wijzig dan ook de wachtwoorden van gedeelde beheeraccounts en de alarmcodes die hij kende.
Praktijkinzicht: de applicatie die niet op de lijst stond
Een illustratief scenario: een accountmanager vertrekt na een nette overdracht. IT blokkeert haar account op de laatste werkdag en facilitair zet haar tag uit. Weken later blijkt dat ze nog kon inloggen op een klantensysteem dat haar afdeling zelf had afgenomen, met een eigen inlog naast het centrale account.
Het systeem stond niet op de vertreklijst. Houd daarom per functie bij welke applicaties buiten centraal beheer vallen, en maak de eigenaar van elke applicatie uitvoerder in de vertrekprocedure.
Wat je intrekt bij vertrek
Accounts en actieve sessies
Een geblokkeerd account houdt nieuwe aanmeldingen tegen. Een sessie die al loopt, zoals een mailapp op een telefoon, kan afhankelijk van de instellingen nog een tijd doorwerken. Vraag je beheerder daarom om ook actieve sessies in te trekken en zakelijke data te verwijderen van apparaten die via apparaat- of app-beheer zijn gekoppeld.
Applicaties en gedeelde accounts
Denk aan een webshop, een boekhoudpakket of een leveranciersportaal. Een gedeeld account kun je niet blokkeren zonder collega's te raken, dus wijzig je het wachtwoord. Het NCSC raadt aan om gedeelde accounts zo veel mogelijk te vermijden.
Passen, tags en sleutels
Zet de tag uit in het toegangssysteem, ook als hij is ingeleverd. Kijk of er een tweede pas op dezelfde naam staat. Werk het sleutelregister bij, en overweeg de cilinder te vervangen als een sleutel ontbreekt.
Zakelijke informatie en privacy
Regel de overdracht van mail en bestanden vóór de laatste werkdag, samen met de medewerker. Voor het personeelsdossier schrijft de KVK dat je het maximaal twee jaar mag bewaren, en dat voor salarisgegevens langere termijnen gelden. Over de mailbox zegt die bron niets. Leg samen met je privacyverantwoordelijke vast hoe lang de mailbox blijft bestaan en wie erin mag kijken.
Checklist met rol en bewijs
| Stap | Rol | Bewijs van afronding |
|---|---|---|
| Vertrekbericht met datum en type vertrek | HR | Verzonden bericht of ticket |
| Overdracht van mail, bestanden en lopende zaken | Leidinggevende | Afgetekende overdrachtslijst |
| Account blokkeren en sessies intrekken | IT | Ticket met tijdstip en status |
| Zakelijke data van apparaten verwijderen | IT | Status in apparaatbeheer |
| Applicaties buiten centraal beheer | Applicatie-eigenaar | Bevestiging per applicatie |
| Wachtwoorden van gedeelde accounts wijzigen | IT of applicatie-eigenaar | Datum van wijziging |
| Pas of tag uitzetten | Facilitair | Status in het toegangssysteem |
| Sleutels innemen | Facilitair | Bijgewerkt sleutelregister |
| Alle stappen controleren | Eigenaar procedure | Afgetekende checklist |
Een vertrek is pas afgerond als de controleur voor elke stap het bewijs heeft gezien.
Je vertrekprocedure laten beoordelen
Binnen All Data Secure, het overkoepelende merk van GKS, Adhetec, Wifi4All en Jeito, raken drie specialisten aan dit vraagstuk. Jeito analyseert IT-processen en helpt de regie erover te beleggen. GKS beheert accounts, apparaten en Microsoft 365-omgevingen, en Adhetec richt toegangscontrole voor gebouwen en terreinen in.
Laat je je IT-beheer al door GKS doen, dan is offboarding daar een serviceverzoek. Of dat in je contract is inbegrepen, staat in je offerte of overeenkomst. Leg je huidige procedure naast de checklist hierboven en bespreek de ontbrekende stappen.
Veelgestelde vragen
Moet je het account van een vertrokken medewerker blokkeren of verwijderen?
Blokkeer het eerst. Zo kan niemand meer inloggen, terwijl een collega de mail en bestanden nog kan overnemen. Verwijder het account daarna op een vooraf afgesproken moment, zodat je ook de licentie vrijmaakt.
Wie is eigenaar van de vertrekprocedure?
Kies één persoon die de procedure bewaakt, vaak iemand van HR of operations. Die persoon heeft mandaat om IT, facilitair en applicatie-eigenaren aan te spreken en houdt de checklist bij. Is er geen eigenaar, dan houdt elke afdeling alleen haar eigen deel bij.
Hoe controleer je of fysieke en digitale rechten echt zijn ingetrokken?
Kijk een paar weken na vertrek in de aanmeldlogs of het account nog is gebruikt, en in het toegangssysteem of de pas nog toegangspogingen geeft. Leg daarnaast periodiek de personeelslijst van HR naast de actieve accounts en passen.
Wat doe je met zakelijke apps op de privételefoon van een vertrekkende medewerker?
Verwijder alleen de zakelijke apps en gegevens, niet de hele telefoon. Met app-beheer, zoals MAM in Microsoft Intune, kan je beheerder dat op afstand doen terwijl privéfoto's en berichten blijven staan.
Geldt de vertrekprocedure ook voor uitzendkrachten en freelancers?
Ja. Bij hen komt het vertrekbericht vaak niet van HR, maar van de leidinggevende of de inkoper. Geef hun accounts en passen daarom bij het aanmaken al een einddatum, zodat de toegang ook vervalt als niemand eraan denkt.
Bronnen
Deel dit artikel
