Offertes voor een moderne werkplek gebruiken vaak dezelfde woorden: Microsoft 365, beheer, beveiliging en support. De verschillen tussen IT-partners zie je pas als er iets gebeurt. Dan blijkt wat er echt is afgesproken. Denk aan een kapotte laptop, een nieuwe collega of een overstap.
In dit artikel lees je wat een moderne werkplek in het dagelijkse werk inhoudt en waar je een IT-partner op beoordeelt. Een tabel geeft per criterium de vraag aan de aanbieder en het bewijs dat je wilt zien. Daarna lees je hoe GKS, een van de specialisten binnen All Data Secure, de werkplek aanpakt.
Wat een moderne werkplek dagelijks vraagt
Een moderne werkplek betekent dat je medewerkers op elke plek en elk apparaat veilig bij hun mail, bestanden en overleggen kunnen. In de praktijk gaat het om Microsoft 365 voor mail, Teams en documenten, een systeem voor apparaatbeheer en een systeem voor identiteiten. Met apparaatbeheer, zoals Intune, stelt de beheerder laptops en telefoons op afstand in. Met identiteitsbeheer, zoals Entra ID, bepaalt hij wie waar mag inloggen en met welke extra controle.
Daarbij hoort beheer: updates doorvoeren en accounts aanmaken of intrekken als collega's komen en gaan. Hoe je vertrek regelt, lees je in het blog over toegangsrechten bij vertrek.
Een werkplek in de cloud werkt zo goed als het internet en de wifi op je locatie. Valt die buiten de scope van je IT-partner, spreek dan af wie de verbinding beheert. Binnen All Data Secure is Wifi4All de specialist in connectiviteit.
Responstijd en oplostijd
In een SLA, de serviceafspraak met je leverancier, staan vaak twee tijden. De responstijd is de tijd tot de leverancier je melding oppakt. De oplostijd is de tijd tot het probleem verholpen is, of tot er een werkende tijdelijke oplossing is. Het NCSC noemt beide als afspraken die je bij incidenten vastlegt, naast een duidelijk aanspreekpunt en een meldprocedure.
Vraag ook wanneer de klok loopt. Gelden de tijden alleen binnen kantooruren of ook daarbuiten? Hangen ze af van de prioriteit van de melding, en wie bepaalt die prioriteit?
Praktijkinzicht: snel gereageerd, niets opgelost
Een illustratief scenario: een organisatie kiest een IT-partner vanwege een korte responstijd in de offerte. Bij de eerste storing in de mail krijgt ze snel een ontvangstbevestiging. Daarna blijft het stil, omdat er geen afspraak is over de oplostijd en de melding een lage prioriteit kreeg.
Op papier hield de partner zich aan de afspraak, maar het werk lag stil. Vergelijk daarom altijd beide tijden, per prioriteit, en vraag hoe een melding haar prioriteit krijgt.
Criteria om te vergelijken
| Criterium | Vraag aan de aanbieder | Gewenst bewijs |
|---|---|---|
| Ondersteuning | Via welke kanalen meld je iets en waar komt de melding terecht? | Beschrijving van kanalen en ticketsysteem |
| Responstijd en oplostijd | Welke tijden gelden per prioriteit en binnen welke uren? | Tabel in de SLA |
| Beveiliging | Welke basisinstellingen voor accounts, apparaten en delen richt je in? | Beschreven security baseline |
| Apparaten en accounts | Hoe beheer je laptops, telefoons en eigen apparaten van medewerkers? | Uitleg van apparaat- en app-beheer |
| Onboarding en offboarding | Is dit inbegrepen, uit een urenpool of meerwerk? | Regel in de offerte |
| Applicaties | Welke applicaties naast Microsoft 365 beheer je, en welke niet? | Lijst in de scope |
| Wijzigingen | Hoe vraag je een wijziging aan en wie keurt die goed? | Beschreven wijzigingsproces |
| Overstappen | Wat lever je op als we vertrekken? | Exitparagraaf in het contract |
Overstappen moet mogelijk blijven
Het NCSC adviseert een exitplan met afspraken over medewerking bij een overstap, overdracht en eigendom van data, inclusief back-ups, softwarelicenties, het vernietigen van data na de overstap en de kosten van de exit.
Let ook op wie de beheeraccounts en licenties op naam heeft. Staan de Microsoft 365-omgeving en de licenties op naam van jouw organisatie, dan is een overstap vooral een overdracht van beheer.
Zo pakt GKS de werkplek aan
All Data Secure is het overkoepelende merk van GKS, Wifi4All, Adhetec en Jeito. Binnen die groep is GKS de specialist in IT-beheer en cybersecurity. Hieronder staat wat GKS zelf over zijn aanpak beschrijft, dus informatie van de aanbieder.
Volgens de pagina over de moderne werkplek op gks.nl begint GKS met een intake van je huidige werkplek, Microsoft 365-omgeving en beheerafspraken. Daarna volgt een plan voor inrichting, migratie, beveiliging en adoptie. GKS voert de configuratie uit, test de werking en begeleidt gebruikers waar dat nodig is. Na oplevering volgt GKS beheer, wijzigingen, supportvragen en verbeterpunten op binnen vaste afspraken.
De werkplek draait op Microsoft 365, Intune en Entra ID, met Conditional Access en een security baseline voor identiteiten, apparaten, platform en delen. Eigen apparaten van medewerkers beveiligt GKS via app-beheer. Het pakket Essentials is standaard voorzien van Defender, Acronis-back-up en Microsoft Authenticator, maar de precieze samenstelling staat in de offerte.
Deze aanpak past bij organisaties die met Microsoft 365 werken of willen werken, op meerdere plekken en apparaten. Responstijden, oplostijden en servicevensters staan bij GKS in de SLA, dus vraag die op. Gaat je vraag eerst over je hele IT-landschap en de volgorde van veranderingen, dan helpt Jeito als IT-architect bij de keuzes en de roadmap.
Je werkplekbehoeften bespreken
Schrijf voor je offertes opvraagt op wat je medewerkers dagelijks nodig hebben: applicaties, apparaten, thuiswerk en hoe vaak er mensen komen en gaan. Gebruik de tabel hierboven als vragenlijst voor elke aanbieder. Wil je die behoeften en criteria eerst doorlopen, dan kun je ze met GKS bespreken. Hoe de werkplek past in de rest van je beveiliging, lees je bij een veilige digitale werkomgeving.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een incident en een serviceverzoek?
Een incident is iets dat stuk is of niet werkt zoals het hoort, zoals een mailbox die niet opent. Een serviceverzoek is een vraag om iets nieuws of anders, zoals een account voor een nieuwe collega. Vraag welke afspraken voor elk van beide gelden.
Wat is Conditional Access?
Met Conditional Access stel je in onder welke voorwaarden iemand mag inloggen, bijvoorbeeld alleen vanaf een beheerd apparaat of met een extra controle via MFA. Het is een functie van Entra ID. Je hebt er minimaal een Entra ID P1-licentie voor nodig.
Wat houd je zelf in beheer als je een IT-partner inschakelt?
Houd in elk geval een beheeraccount op naam van je eigen organisatie en een overzicht van je licenties en contracten. Zorg ook dat je weet waar je domeinnaam is geregistreerd. Met die gegevens kun je altijd een andere partij toegang geven.
Wat is een urenpool bij IT-beheer?
Een urenpool is een vooraf afgesproken aantal uren voor werk dat buiten het vaste beheer valt. Vraag welke taken uit de pool gaan en wat er gebeurt als de uren op zijn.
Moet je IT-partner ook je netwerk en internet beheren?
Dat hoeft niet, maar iemand moet het doen. Werken er twee partijen, spreek dan af wie de router, de firewall en de wifi beheert en wie je belt als de werkplek traag is. Anders wijzen ze bij een storing naar elkaar.
Deel dit artikel
