De nieuwe digitale werkplek staat klaar. Iedereen heeft een account, Teams werkt en de bestanden staan in SharePoint. Toch mailen collega's een paar weken later nog steeds bijlagen rond en bewaren ze offertes op hun bureaublad. De techniek is beschikbaar, maar het werk is niet veranderd.
In dit artikel lees je hoe je een technische invoering koppelt aan de manier waarop mensen werken. Je begint bij het dagelijkse probleem, kijkt per functie wat er verandert en test met een kleine groep. Je krijgt een stappenplan met per stap een eigenaar en een concreet resultaat. Ook lees je hoe je meet of het helpt en wanneer je een werkproces moet aanpassen.
Beschikbaar is nog niet in gebruik
Een systeem is beschikbaar als het technisch werkt: medewerkers kunnen inloggen, de koppelingen draaien en de beveiliging staat goed. Bruikbaar gebruik betekent dat medewerkers hun dagelijkse taken ermee doen, zonder omweg via de oude manier. Tussen die twee zit werk dat organisaties vaak onderschatten.
Een IT-partner levert het eerste op. Het tweede vraagt afspraken in de organisatie: waar bewaar je wat, wie mag wat wijzigen, en wat doe je niet meer zoals vroeger. Die afspraken maakt geen leverancier voor je, al kan die je er wel bij helpen.
Begin bij het dagelijkse probleem
Leg vooraf vast welk probleem je oplost, in de woorden van de mensen die er last van hebben. Bijvoorbeeld: versies van een offerte raken zoek, of de buitendienst kan onderweg niet bij de juiste tekeningen. Een doel als "overstappen naar Microsoft 365" zegt een medewerker weinig. Een doel als "je vindt de laatste versie op één plek" wel.
Kijk daarna per functie wat er verandert. Op kantoor werkt iemand de hele dag in documenten, de buitendienst werkt op een telefoon en in de werkplaats delen mensen soms een apparaat. Elke groep heeft andere vragen, en een training die voor iedereen hetzelfde is, beantwoordt die vragen niet.
Praktijkinzicht: de oude map die bleef bestaan
Een illustratief scenario: een organisatie zet haar bestanden over naar een nieuwe digitale werkplek. De oude netwerkschijf blijft voor de zekerheid beschikbaar. Wie haast heeft, slaat een bestand op de vertrouwde plek op, en na een tijd staan dezelfde documenten op twee plekken met verschillende versies.
De proefgroep had dit al gemeld, maar niemand had besloten wanneer de oude schijf dichtging. Spreek daarom vooraf een datum af waarop de oude plek alleen nog leesbaar is. Zo is voor iedereen duidelijk waar het werk vanaf dan gebeurt.
Stappenplan met eigenaar en resultaat
| Stap | Eigenaar | Resultaat |
|---|---|---|
| Probleem en doel vastleggen | Directie of projectverantwoordelijke | Beschreven probleem en gewenste werkwijze |
| Taken per functie in kaart brengen | Teamleiders | Overzicht van taken die veranderen |
| Technisch inrichten en testen | IT-partner | Omgeving getest met echte taken |
| Proef met een kleine groep | Projectverantwoordelijke | Lijst met knelpunten en aanpassingen |
| Werkafspraken en processen aanpassen | Teamleiders | Vastgelegde afspraken per team |
| Training per functie | Projectverantwoordelijke met IT-partner | Medewerkers kunnen hun eigen taken uitvoeren |
| Ondersteuning bij de start | IT-partner en interne aanspreekpunten | Bekend kanaal voor vragen |
| Terugkoppeling en bijsturen | Projectverantwoordelijke | Besluiten over aanpassingen |
| Oude werkwijze afsluiten | Projectverantwoordelijke en IT-partner | Oud systeem uit of alleen-lezen |
Kies voor de proef een groep die verschillende functies bevat. Laat ze een paar weken hun gewone werk doen met het nieuwe systeem en vraag daarna concreet wat lastig was. Een training heeft meer effect als je hem na de proef geeft, met de vragen die daaruit kwamen.
Wanneer je het proces aanpast
Soms ligt het probleem niet bij de medewerkers, maar bij de werkwijze. Je ziet dat aan omwegen: iemand typt gegevens twee keer over, houdt een eigen lijstje bij of vraagt een collega om iets te doen wat het systeem niet toestaat. Meer training lost dat niet op.
Bekijk dan of het proces moet veranderen. Misschien is een goedkeuringsstap overbodig geworden, of hoort een taak voortaan bij een andere functie. Leg die keuze vast en werk de instructies bij, anders keert de omweg terug.
Zo meet je of het helpt
Meet tegen het probleem uit de eerste stap, en leg vóór de start vast hoe het er nu voor staat. Daarna kun je kijken naar:
- Gebruik. Werken mensen in het nieuwe systeem? In Microsoft 365 zie je dat in de gebruiksrapporten van het beheercentrum.
- Fouten. Raken er minder versies zoek, of gaan er minder bestellingen mis?
- Doorlooptijd. Gaat een offerte of aanvraag sneller van begin tot eind?
- Supportvragen. Verschuiven de vragen van "hoe log ik in" naar vragen over het werk zelf?
Vergelijk met je eigen beginsituatie, niet met cijfers van andere organisaties. Elke organisatie start ergens anders.
Je verandering voorbereiden
Binnen All Data Secure, het overkoepelende merk van GKS, Adhetec, Wifi4All en Jeito, werken bij zo'n invoering twee specialisten mee.
Jeito is specialist in strategische IT-regie, IT-architectuur en IT-transformatie. Jeito brengt je IT-omgeving en de processen eromheen in kaart en maakt een roadmap waarmee je een verandering stap voor stap uitvoert. Volgens de pagina over strategische IT-regie op jeito.nl begeleidt Jeito indien nodig ook de technische realisatie. Hoe de specialisten hun werk onderling afstemmen, lees je bij onze aanpak.
GKS richt de werkplek technisch in met Microsoft 365, Intune en Entra ID. GKS maakt een plan voor inrichting, migratie, beveiliging en adoptie, test de werking en begeleidt gebruikers waar dat nodig is. Welke begeleiding precies is inbegrepen, spreek je per offerte af. Hoe je zo'n partner beoordeelt, lees je in het blog over een IT-partner voor je moderne werkplek.
Veelgestelde vragen
Waarom gebruiken medewerkers een nieuw systeem niet?
Vaak weten ze niet welk probleem het oplost, of werkt de oude manier nog. Soms past het systeem niet bij hun taak, of weten ze niet waar ze met vragen terechtkunnen. Vraag het ze zelf: de antwoorden laten zien of je moet uitleggen, inrichten of het proces moet aanpassen.
Wanneer betrek je medewerkers bij de invoering?
Zo vroeg mogelijk, bij het beschrijven van het probleem en van de taken per functie. Wie pas bij de training hoort wat er verandert, kan niet meer meedenken over de inrichting. Teamleiders zijn daarbij een goede eerste ingang.
Wie kies je voor de proefgroep?
Kies mensen uit verschillende functies en met verschillende ervaring. Neem ook iemand op die kritisch is, want die vindt de knelpunten die enthousiaste gebruikers overslaan. Zorg dat ze tijd krijgen om de proef serieus te doen.
Wat is een key-user?
Een key-user is een collega die het nieuwe systeem goed kent en het eigen team helpt met vragen. Die collega is het eerste aanspreekpunt op de werkvloer en geeft knelpunten door aan de projectverantwoordelijke. Zo komt niet elke vraag bij de IT-partner terecht.
Moet je wachten tot de techniek helemaal af is?
Nee, maar de basis moet werken voordat de proefgroep begint. Inloggen, bestanden openen en samenwerken in een document horen zonder storingen te gaan. Een proef op een half ingerichte omgeving levert vooral technische klachten op en weinig inzicht in het werk zelf.
Deel dit artikel
